Bei der Prozessmodellierung wird das „Was“, „Wer“ und „Wie“ einzelner Prozessaktivitäten beschrieben.
Die Basis jeder Prozessmodellierung sind immer die vorhandenen internen Geschäftsprozesse.
Diese Modelle stellen die chronologische Abfolge von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten dar.
Geschäftsprozessmodellierungen sind die Basis für ein hohes Qualitätsniveau, Norm-Zertifizierungen,
effiziente Prozesse, kontinuierliche Prozessoptimierungen und somit Kosteneinsparungen.

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Ihre Situation

Schnell-Check für Ihre Geschäftsprozessmanagement-Ausgangssituation

Veraltete, ineffiziente Routineprozesse

Viele überkomplizierte und veraltete Standard-Prozesse werden heute noch aus Gewohnheit unverändert ausgeführt. Die Geschäftsprozesse wurden weder an die aktuellen Anforderungen wie DSGVO, Branchennorm, Kundenprozesse, Leanmanagement, Digitalisierung angepasst, noch eine Prozessoptimierung teilweise oder ganz automatisiert. Viele Prozessschritte laufen noch sequentiell statt simultan ab. Bei den Prozessen gibt es viele Doppelarbeiten, mehrmalige Datenerfassungen mit hohem Fehlerpotenzial, Medienbrüche, Wartezeiten, Insellösungen sowie fehlende eindeutige Regelungen für Zuständigkeit und Verantwortung.

Unklare Zuständigkeiten

Bei vielen Geschäftsprozessen sind die Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten, Vertretungsregelungen, Mitarbeit, Information sowie erforderliche Genehmigungen nicht abgestimmt und klar. Bei manchen Prozessen oder Prozessschritten gibt es dafür gleichzeitig mehrere Verantwortliche, so dass sich keiner konkret zuständig fühlt. Wenn es Probleme bei der Ausführung gibt, kommt es somit schnell zu Konflikten. Eine Aktivitäten-Verantwortlichkeitsmatrix (VIM-Matrix) für mehr Prozesstransparenz ist weitestgehend unbekannt.

Viele Schnittstellen und Medienbrüche

Interne und externe Schnittstellen führen bei Prozessen häufig zu Konflikten. Unklarheiten beim Prozess-Input/-Output. Wer ist wofür genau zuständig? Welcher Input ist für die Ausführung des einzelnen Prozesschritts sinnvoll und erforderlich? Welche Qualität wird beim Output erwartet und wie wird dieser überprüft? Wer ist Lieferant und Kunde des jeweiligen Prozessschritts? Viele Medienbrüche werden durch manuelle schriftliche Dokumente wie z.B. Faxe, händische Notizen erzeugt und verursachen somit Probleme - wie Fehler bei der Dateneingabe - und hohe Kosten durch zusätzlichen Erfassungsaufwand.

Mitarbeiter-Widerstände bei Veränderung von Abläufen

Mitarbeiter verharren in Ihrer Komfortzone. "Das haben wir schon immer so gemacht". Veränderung führt zum Gefühl der Überforderung oder Angst zur Verantwortung und Kontrolle. Neues Lernen ist anstrengend und zeitaufwendig. Veränderung von Verantwortlichkeiten greift in die Machtpositionen und Besitzstände und damit in das Selbstverständnis der Betroffenen (Selbst-Interesse). Veränderungen führen zu Konfliktsituationen. Balanceorientierte Mitarbeiter haben keine Lust auf Veränderung von Abläufen.

Keine ISO 9001-Zertifizierung für Qualitätsmanagement

Führung und Mitarbeiter betrachten Qualitätsmanagement eher als Selbstzweck statt als Erfolgsfaktor. Wesentliche Erfolgsbausteine wie eine prozessorientierte Organisation, ein risikobasiertes Denken sowie ein iteratives Verbesserungs-
prozessdenken stehen nicht im Fokus. Darüber hinaus sind im Unternehmen keine Ressourcen, kein Budget und keine Zeit für die Implementierung eines Qualitätsmanagements vorhanden. Noch funktioniert ja alles irgendwie.

Manuelles Arbeiten statt Automatisierung

Viele Arbeiten werden häufig noch händisch ausgeführt. Mehrfache Dateneingaben, viele Schnittstellen und Medienbrüche, häufige Fehlermeldungen und stressige Konfliktsituationen mit Kollegen und Kunden - abhängig vom physischen Zustand der betroffenen Mitarbeiter - sind tägliches Programm. Es sind viele unvernetzte Softwareprogramme auf den unterschiedlichen Mitarbeiternarbeitsplätzen zu finden. Mehrfacheingaben und unabgestimmte Arbeitsvorgänge sind normal. Alle Mitarbeiter sind überlastet und gestresst durch den hohen Arbeitsaufwand sowie die hohe Auslastung durch das Tagesgeschäft. Mehr Anfragen und Kundenaufträge bedeuten meist nur mehr Arbeit. Was sollen wir noch alles machen?

Unser Impuls

Gründe und Notwendigkeiten für Veränderung
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Kunden fordern branchenübliche QM-Zertifizierung


Bei der Anwendung von Branchennormen geht es darum, kontinuierlich Produkte und Dienstleistungen herzustellen, liefern bzw. durchführen zu können, die die zunehmenden Kundenanforderungen sowie gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die Kundenzufriedenheit erhöhen. Eine entsprechende Normen-Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem ist heute in vielen Branchen eine wesentliche Voraussetzung für Kundenaufträge. Im Automotive-Bereich ist die Erfüllung nach DIN EN ISO 9001:2015 und ISO/TS 16949 erforderlich. Die zunehmende Komplexität, der globale Wettbewerb und steigende Kundenerwartungen erfordern mehr denn je einen systematischen Planungs- und Steuerungsprozess zur Qualitätssicherung.
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Robotic Process Automation
(RPA) get real


Robotic Process Automation verarbeitet regelbasierte, strukturierte Daten über die Benutzeroberfläche der prozessunterstützenden Robotersoftware. Die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter ist heute schon Realität und keine Utopie mehr. Diese innovative Technologie ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender und regelbasierter Prozesse und Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden. Bei dieser robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Software-Roboter (Bots) die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen. Es handelt sich hierbei zunächst um Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nachahmen.
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Electronic Business & Digitalisierung 4.0


Durch die zunehmende Digitalisierung hat sich das Electronic Business rasant entwickelt. Viele Unternehmen und Organisationen verlagern Ihre Geschäftsprozesse wie z.B. die Anbahnung, Vereinbarung und Abwicklung elektronischer Geschäftsprozesse zur Erzielung einer Wertschöpfung ins Internet und realisieren somit Ihre Kundenbeziehungen mit Hilfe elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme. Kommunikation und Beziehungen sind digital. ERP-Systeme werden fast überall als betriebswirtschaftliche Softwarelösung zur Steuerung von Geschäftsprozessen eingesetzt. Betriebliche Ressourcen wie Kapital, Personal oder Produktionsmittel werden heute mit Electronic Business bestmöglich gesteuert und verwaltet. eProcurement, eCommerce, eCRM, eMarketing sowie Recommender Systeme verändern die Prozesswelt.
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Data Analytics, Big Data & Monitoring


Viele große Unternehmen optimieren ihre Geschäftsprozesse schon mit Hilfe von Daten. Ungeheure Datenschätze sind tief in Datenbanken und Strukturen der Unternehmen vergraben und warten nur darauf gehoben, bereinigt und genutzt zu werden. Heute gilt es, die Mitarbeiter zu aktivieren, ihnen die Welt der Datenanalyse nahezubringen und das Analyse- und Wertschöpfungspotenzial durch Datenanalyse bei Prozessen auszuschöpfen. In Zukunft wird kein Unternehmen mehr um Datenanalyse herumkommen, um global wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Rahmen der Prozesskontrolle mit Prozess-Kennzahlen muss sichergestellt werden, dass die geplanten Prozessziele für alle interessierten Parteien erreicht werden. Die Unternehmen müssen klären, welche Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung angewendet werden sollen, um valide Prozessdaten für das Monitoring sicherzustellen,

"Geschäftsprozesse werden nur dann effizienter,
wenn man zielorientiert beginnt alles in Frage zu stellen und
die Wertschöpfung kontinuierlich aus der Kundenperspektive zu betrachten.“


- ELMAR LESCH (Business Process Manager FH) -

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Ihr Ziel

Ihre konkreten Entwicklungsziele für Morgen

Wie wichtig ist es für Sie,

  • die Vorteile wie hohe Kosteneinsparungen oder verbesserte Prozesseffizienz durch eine prozessorientierte Unternehmensführung kennenzulernen?
  • eine Gesamtübersicht Ihrer unternehmensspezifischen Prozesse als strukturiertes Big Picture zu visualisieren?
  • mit Hilfe eines externen Business Process Managers Ihre aktuellen Prozesse strukturiert zu beschreiben und zu modellieren?
  • neutrales Potenzial-Feedback zu Ihren Prozessen durch einen externen Business Process Manager zu erhalten?
  • Ihre Mitarbeiter für ein prozessorientiertes Denken und Handeln zu coachen?
  • Ihre Prozesse auf Basis der Prozessbeschreibungen mit steigender Wertschöpfung zu optimieren?
  • eine professionelle Unterstützung bei der Zertifizierung von Qualitätsmanagementnormen wie ISO 9001:2015 zu erhalten?

Dann haben Sie jetzt den richtigen Business Process Manager gefunden.
LESCH CONSULT. Wir machen das.

Unsere Lösung

Individuelle und praxisbewährte Expertenlösung

Referenzen