Kick-off-Workshop (Projektstart)

Ein guter Kick-off-Workshop im Projekt versetzt das Projektteam bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt in die Lage zielgerichtet zu arbeiten. Im Sinne einer möglichst steilen Anlaufkurve in der Projektarbeit kommt ihm also eine hohe Bedeutung zu. Wichtigstes Ergebnis ist, dass im Anschluss alle Beteiligten ein gemeinsam getragenes Verständnis vom zu erreichenden Projektziel haben. Darüber hinaus sollen alle Beteiligten wissen, was von ihnen im Projekt erwartet wird und in der Lage sein, Ihre Umfänge abzuarbeiten. Das führt dazu, dass der Kick-off-Workshop eine zentrale Rolle in der Planungsphase eines jeden Projektes einnimmt. Aufgrund der Fülle von zu bearbeitenden Themen bietet sich eine zweitägige Veranstaltung an.

Voraussetzungen

Damit ein Kick-off-Workshop erfolgreich durchgeführt werden kann, ist es wichtig, dass verschiedene Voraussetzungen gegeben sind:

• Wichtigste Voraussetzung ist, dass Klarheit über das zu erreichende Projektziel herrscht. Dazu muss die Zieldefinition den SMART-Kriterien genügen.
• Das Team sollte zumindest in den Kernfunktionen definiert sein und konkret mit Personen besetzt sein, die am Kick-off-Workshop teilnehmen werden.
• Die Randbedingungen wie Meilensteine, Berichtsstrukturen, Gremien und Projektumfeld sollten definiert sein. Das ist meistens dann der Fall, wenn ein schriftlicher Projektauftrag fixiert ist.
• Es müssen erste Ressourcen freigegeben sein, um einen Kick-off-Workshop zu veranstalten.
• Durchführung, wenn möglich an einem attraktiven Ort (außerhalb des Unternehmens)
• Zusammenfassende Informationen über das Projekt an die Stakeholder – Zielsetzungen
• Einheitlicher Wissensstand aller Beteiligten (Erwartungen, Ziele, Budget, Termine, Ressourcen, Marktforschungsergebnisse, etc.)
• Schaffung eines positiven Klimas – Aufbruchstimmung
• Vorstellung und Kennenlernen der TEAM-Mitglieder
• Darstellung der Bedeutung durch den Lenkungsausschuss
• Hochrangige Vertreter des Unternehmens anwesend
• Festlegung des Projektteams – Rollen-/ Aufgabenverteilung/ Aufbauorganisation
• Erarbeitung der späteren Projektphasen (Meilensteine)
• Entscheidung der Projektrealisierung

Ergebnisse

Das wesentliche Ergebnis eines Kick-off-Workshops muss sein, dass das Projektteam als solches steht und ein gemeinsam getragenes Ziel verfolgt. Darüber hinaus soll für alle Beteiligten klar sein, was im Rahmen des Projektes von ihnen erwartet wird und wann ihre Mitarbeit in welchem Umfang erforderlich ist.

Dazu sollte im Rahmen des Kick-off-Workshops eine Reihe von Dokumenten erstellt werden:

• Projektstrukturplan
• Teilaufgaben und Arbeitspakete
• VMI-Matrix
• Grober Terminplan
• Grober Budgetplan
• Grober Ressourcenplan
• Umfeldanalyse
• Risikoanalyse

Ergebnisqualität

Natürlich können die im Rahmen eines Kick-off-Workshops erstellten Planungen noch nicht den Anspruch haben, abschließende Qualität zu erreichen. Das ist auch weder möglich noch wichtig. Wichtig ist, dass im Workshop ein erster wichtiger Aufschlag gemacht wird, auf dessen Grundlage die weiteren Planungen auf breiter Front weitergeführt werden können. Da durch den Workshop nicht mehr nur die Projektleitung eingebunden ist, sondern nun das gesamte Team arbeitsfähig ist, können entsprechende Fortschritte in der Folge auch zügiger erreicht werden.

Externe Moderation

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Kick-off-Workshops ist, dass nicht die Projektleitung die Rahmenmoderation übernimmt. Das ist vor allem deshalb wichtig, weil Moderation nur dann glaubwürdig und verbindlich ist, wenn sie ohne eigene Interessen am Thema durchgeführt wird. Projektleitung hingegen hat ein hohes Eigeninteresse an allen im Kick-off-Workshop bearbeiteten Themen. Deshalb wäre eine Moderation immer mit Eigeninteressen verbunden. Darüber hinaus haben externe Moderatoren auch den Vorteil, dass sie sich als „Prellbock“ eignen. Wenn sie im Interesse des Projektes schmerzliche Wahrheiten verkünden oder einzelne in ihre Schranken verweisen, brauchen sie weniger Rücksicht auf die Befindlichkeiten im Team nehmen, als dass eine Projektleitung tun muss, die ja schließlich noch das gesamte Projekt mit den Teilnehmern auskommen muss.

Externer Tagungsort

Ebenfalls hilfreich ist es einen externen Tagungsort zu wählen, auch wenn damit zusätzliche Kosten verbunden sind. Zum einen wird damit dem besonderen Anlass Ausdruck verliehen, zum anderen entfällt die Gefahr, dass die Teilnehmenden „mal eben Mails abrufen“ (…und die nächsten drei Stunden nicht mehr gesehen werden…). Außerdem lässt sich so durch eine gemeinsame Übernachtung auch die Teamentwicklung unterstützen und für den Fall, dass einzelne Punkte länger dauern als geplant, hat man den Abend als Reserve.

Verantwortlichkeiten

Verantwortlich für die Durchführung ist in erster Linie die Projektleitung. Sie wird sich beim Auftraggeber dafür einsetzen und entsprechende Ressourcen beschaffen. Darüber hinaus brieft sie den Moderator, der dann für den Ablauf des Workshops und die Ergebnisse verantwortlich ist.